13 september 2021

E-mails: één van de wonderen van het internet.

Vele onder ons hebben een haat-liefde relatie met het versturen en ontvangen van e-mails. Hoe komt dit, en wat kan je er aan doen?


De voordelen van een e-mail:

Het is makkelijk en snel om een e-mail te versturen. Je kan ook beter nadenken over je verwoording dan aan de telefoon of tijdens een bespreking.

Bovendien heeft een e-mail het grote voordeel dat de afspraken die je maakt meteen op “papier” staan. Gemaakte afspraken met klanten kan je altijd nalezen, of je kan de klant hier even aan herinneren.


Het grootste nadeel van een e-mail:

Er zitten natuurlijk ook nadelen verbonden aan een e-mail. Een e-mail kan helemaal anders overkomen dan eigenlijk je bedoeling is.

Het grootste nadeel van een e-mail is dat het je passief maakt.

Wie herkent dit?

Je gaat ’s ochtends aan het werk, met een koffie erbij. Je begint de dag vol goede moed. Er staat niet al te veel op de planning dus ben je ervan overtuigd dat je alles afkrijgt.

Het eerste wat je doet, na het opstarten van je laptop, is het openen van je mailbox. Hier zitten een paar verzoeken tussen van klanten en vragen van je collega’s. Je gaat hier meteen mee aan de slag.

Voor je het weet is het middag en heb je wel je e-mails bijgewerkt, maar je hebt nog niets afgewerkt dat op de planning stond. Alles afkrijgen op één middag is nu wel heel ambitieus.

Waarom e-mail je passief maakt:

Door eerst je e-mails te beantwoorden raak je je focus kwijt die je ’s ochtends nog had en krijg je waarschijnlijk stress omdat je veel te weinig tijd hebt om het werk te doen dat je van plan was om te doen.

Wat kun je hieraan doen?

Werk eerst af wat op je planning staat. Zo heb je de belangrijkste taken uitgevoerd, waar je echt de ochtend-focus voor nodig hebt.  

Vervolgens kan je na de middag, wanneer je niet meer op je productiefst bent, je mails beantwoorden. Je kan altijd van het volgende uitgaan: “Er is geen enkele e-mail die zo dringend is dat hij “NU” moet beantwoordt worden zonder dat je er vooraf iets van weet”. “Bovendien, als het echt dringend is, bellen de mensen wel”.

Naast het feit dat dit een beter gevoel geeft, want je hebt de belangrijkste taken uitgevoerd, zorgt dit voor meer controle. Je hebt zelf in de hand waar je je tijd aan besteedt in plaats van alleen maar geleefd te worden door e-mails. Bepaal zelf waar je je dag mee begint.

 

E-mails: één van de wonderen van het internet.

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x